Exchange Online di Office 365 per la collaborazione e la comunicazione nel mondo
Per: Emergency Office 365

Emergency è nata a Milano, sede in cui operano la maggior parte dei dipendenti, collaboratori e volontari, e ha una sede secondaria a Roma. Ha sviluppato poliambulatori itineranti in Italia e diversi progetti all'estero. "Le anime dell'associazione sono due: la raccolta fondi e le missioni sul campo, che prevedono veri e propri professionisti che operano negli ospedali che costruiamo in giro per il mondo", racconta Rolando Bricchi, System Administrator di Emergency.

L'esigenza
Garantire continuità tra le diverse attività di gestione delle spese e della raccolta fondi per l'associazione, e organizzare al meglio il lavoro nelle diverse missioni: per questo si è reso necessario adottare un'infrastruttura tecnologica in grado di automatizzare il più possibile i processi aziendali e semplificare la comunicazione tra volontari e impiegati. Il nuovo sistema di messaging e collaboration doveva garantire affidabilità ed efficienza adeguati alle richieste dell'associazione. La precedente soluzione di posta elettronica, basata su un unico server Zimbra, non poteva più soddisfare le esigenze di Emergency. "Con un singolo server i rischi di fermo macchina e sicurezza che si corrono sono importanti", spiega Alberto Almagioni, CIO di Emergency. "Abbiamo quindi fatto evolvere la nostra infrastruttura verso una soluzione ibrida che prevede macchine fisiche gestite e posizionate da noi associate a Office 365 su Cloud"
La soluzione
Migliore gestione dei costi, maggiore focalizzazione sulle missioni
Lo staff IT di Emergency ha analizzato le alternative disponibili sul mercato per assicurarsi la scelta migliore. La software selection ha comparato l'offerta di Google e di Microsoft, sia per la parte on premise sia per la parte Cloud. "La valutazione economica, per una realtà come Emergency, è di primaria importanza", racconta Almagioni. "La possibilità di accedere a soluzioni Microsoft attraverso il programma TechSoup ha avuto un peso importante nella nostra scelta. Ma sono state rilevanti anche le caratteristiche di affidabilità e semplicità della proposta Microsoft, per noi dell'IT ma soprattutto per gli utenti finali".

Perché una soluzione ibrida tra risorse on premise e Cloud? "Tenendo da noi le macchine fisiche siamo assolutamente autonomi e garantiamo all'organizzazione la massima affidabilità. Infatti, non in tutti i Paesi in cui siamo presenti è ancora possibile accedere al Cloud: le black list potrebbero impedire le comunicazioni. Avere più possibilità ci permette di rendere disponibile lo strumento a chiunque, a prescindere dal posto e dal tipo di connettività", precisa il CIO.

La semplicità e la familiarità delle soluzioni Microsoft hanno garantito alle persone di Emergency di lavorare in un ambiente conosciuto, riducendo notevolmente la necessità di formazione e abbassando sensibilmente l'impatto del cambio di piattaforma sulle attività quotidiane.

L'idea di aggiornare i sistemi di messaggistica e comunicazione è nata a gennaio 2012: a giugno la soluzione era live. Col supporto del Microsoft Gold Partner SoftJam, in un paio di mesi è stata svolta la migrazione. Attualmente, Emergency sta utilizzando Exchange Online, ma l'idea per il futuro è quella di introdurre due strumenti ulteriori, Lync e SharePoint, per favorire lo scambio di comunicazioni in tempo reale e la condivisione di documenti
I benefici
Il ruolo della tecnologia in questo progetto è quello di abilitare il coordinamento e la gestione delle risorse, le partenze e gli arrivi per le missioni semestrali di medici e personale. Gran parte dell'attività consiste nel coordinamento strategico, nella gestione dei criteri di ammissione agli ospedali, dei protocolli, e nelle valutazioni di aperture di nuovi progetti in Italia e nel mondo. Chi opera in missione, invece, si avvale soprattutto dello strumento di posta, con esigenze di archiviazione di dati notevoli. La potenzialità di archiviazione della mail è fondamentale anche per avere sempre un tracciato storico aggiornato, che permette di ottimizzare la gestione e ottenere informazioni dettagliate sullo stato di un progetto e sulle evoluzioni future. "La tecnologia deve essere semplice e funzionare: è questo l'approccio adottato da Emergency", dichiara Rolando Bricchi. "Il numero di richieste di assistenza e le lamentele relative al servizio di posta è stato ridotto pressoché a zero". La posta elettronica è diventato il principale canale di comunicazione interna, da e verso gli ospedali e verso i sostenitori di Emergency. Poter contare sull'efficienza e l'affidabilità di questo strumento ha voluto dire poter concentrare gli sforzi e le risorse su ciò che viene comunicato e non sullo strumento utilizzato. "La dirigenza di Emergency ha riscontrato una migliore gestione dei costi e degli sprechi. La possibilità di gestire meglio il sistema di posta elettronica e l'aumentata capacità di archiviazione online hanno consentito maggiore efficienza ed efficacia nel lavoro quotidiano, pur avendo un basso impatto dal punto di vista dei costi e dei tempi di gestione. Per una realtà come Emergency, il cui obiettivo è sempre stato quello di mantenere i costi al di sotto del 10% rispetto a quanto le viene donato, una soluzione di questo genere permette di raggiungere perfettamente il risultato e rispettare la filosofia di base dell'associazione", conclude il CIO. L'esperienza positiva di Emergency con Exchange Online non ha solo dato risposte a esigenze evidenti, ma ha anche permesso riflessioni su opportunità future, creando i presupposti per evolvere questo progetto e coprire tutte le necessità di collaborazione e comunicazione che l'associazione riscontra sul territorio, in Italia e all'estero

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