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IL PERCORSO DI CHANGE MANAGEMENT DI SOFTJAM

PER PROGETTI DI DIGITAL WORKPLACE DI SUCCESSO

Il Digital Workplace abilita una nuova organizzazione del lavoro, pensata per mettere le persone al centro e aiutarle ad essere ancora più produttive.

Una trasformazione che non comporta solo l’introduzione di nuovi strumenti tecnologici, ma anche l’adozione di una nuova cultura aziendale molto più orientata al risultato e alla collaborazione. Per questo il coinvolgimento degli utenti contribuisce in modo chiave al successo di questo tipo di progetti, che devono prevedere da parte dei dipartimenti HR la promozione di valide e comprovate attività di Change Management capaci di accompagnare tutte le risorse nel delicato percorso di cambiamento. Non si tratta solo di prevedere programmi di formazione sull’utilizzo delle nuove tecnologie di Smart Office, ma soprattutto di riuscire a ingaggiare le diverse fasce della popolazione aziendale usando gli strumenti più adeguati a stimolarne una partecipazione attiva.

Per questo SoftJam, partner Microsoft di riferimento, ha messo a punto un percorso strutturato, la metodologia Journey to Digital Workplace per garantire alle organizzazioni un’implementazione ottimale del Digital Workplace basato sulla tecnologia Microsoft Office 365.

Change Management: tutte le tappe del percorso

La metodologia Journey to Digital Workplace consente alle organizzazioni di massimizzare i benefici offerti dall’adozione degli strumenti di produttività di Office 365 consentendo di affrontare non solo gli aspetti tecnologici del cambiamento, ma anche quelli organizzativi.

Oltre alle attività di sviluppo e implementazione del progetto, il percorso prevede infatti anche: una valutazione preliminare del livello di digitalizzazione delle organizzazioni, un coinvolgimento degli stakeholder strategici per la definizione delle attività, continue iniziative di ingaggio degli utenti, una serie di appuntamenti formativi e un’attenta misurazione dei benefici quali-quantitativi raccolti durante tutta la fase d’adozione del nuovo workplace basato su Microsoft Office 365.

In particolare, per quanto riguarda la fase di engagement, il percorso di Change Management proposto da SoftJam prevede più iniziative, tra cui un iniziale Onboarding Event mirato a coinvolgere fin dal principio tutti i dipendenti per stimolare fin da subito un senso di appartenenza al progetto. Seguono numerose attività di comunicazione promosse anche attraverso una Community aziendale, creata per diffondere best practice, raccogliere feedback e offrire supporto agli utenti. La fase di training si sviluppa, invece, attraverso ore di formazione erogate in base alle specifiche esigenze degli utenti, ai quali vengono proposte, oltre alle classiche sessioni tecniche, anche attività di business gaming, potenziamenti delle soft skill e una education mirata a colmare eventuali gap di competenze.

Complessivamente, si tratta di un approccio partecipativo che nelle sue diverse declinazioni porta a garantire una piena comprensione di tutti i benefici offerti dal nuovo ambiente di lavoro, promuovendone l’effettivo utilizzo.

L’importanza di un monitoraggio continuo

Il percorso di Change Management elaborato da SoftJam riconosce alle attività di monitoraggio un ruolo assolutamente strategico per riuscire ad assicurare un Digital Workplace in linea con le aspettative degli utenti e il raggiungimento dei KPI stabiliti all’avvio del progetto.

Tra i principali KPI costantemente misurati troviamo ovviamente il livello d’adozione della piattaforma e l’awareness sull’utilizzo dei tool disponibili. Elementi che non vengono monitorati solo in fase conclusiva del progetto, ma anche durante tutto il percorso di ideazione e implementazione del nuovo ambiente di lavoro.

Molti gli strumenti utilizzati: in fase implementativa si tratta soprattutto di specifici tool di intelligence e della Community aziendale creata per promuovere l’engagement degli utenti, mentre in fase finale viene fatto il punto della situazione attraverso un sondaggio di gradimento condotto tra tutti gli utenti, una macro analisi sull’impatto del nuovo workplace a livello organizzativo e una valutazione qualitativa e quantitativa degli obiettivi raggiunti.

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