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Document Management

Come usare gli ambienti digitali messi a disposizione da Microsoft per potenziare l’efficacia dei team virtuali

Organizzare le informazioni per lavorare meglio

Quando la gestione dei documenti non è organizzata secondo una precisa architettura e con regole definite e condivise, è molto semplice che si producano perdite di efficienza. 

La frustrazione che si genera in ognuno di noi di fronte all’incapacità dell’organizzazione di funzionare come una squadra è un sentimento che tutti hanno provato almeno una volta. 

Definire l’architettura delle informazioni e dei documenti, così come identificare le regole che si adattano più di ogni altra al DNA del cliente, richiede esperienza e professionalità, per fare in modo che gli strumenti come Microsoft Teams e SharePoint Online rispondano al meglio alle esigenze delle organizzazioni. 

In SoftJam abbiamo sviluppato una visione della Intranet e del Modern Work che è basata su alcuni semplici pilastri:  

– la comunicazione deve essere semplice e fluire in modo efficace;
– i documenti sono il cuore dell’azienda e devono essere rintracciabili velocemente e fruibili da qualsiasi device;
– i processi devono essere flessibili e adatti a tutte le capacità;
– l’organizzazione deve trasparire immediatamente dalle regole di gestione dei documenti e le persone devono poterla comprendere anche senza formazione.

Noi siamo certi di una cosa, anzitutto: la migrazione al Cloud non è un semplice trasferimento di file e di archivi digitali. Essere leader per un’azienda significa anche dare il potere a ciascun utente, nell’ambito delle sue funzioni, di esprimere le proprie capacità al meglio e di crescere costantemente nella propria performance. 

La creazione di Intranet aziendali, ad esempio, può essere il pretesto per raccogliere le migliori energie di tutti gli addetti attorno ad un progetto di comunicazione interna spesso rivoluzionario, che genera entusiasmo e nuova dedizione al lavoro. 

Innovare la struttura con cui i documenti sono gestiti, infatti, significa spesso:

• erogare comunicazione vera, che colpisce nel segno, e manutenere l’organizzazione nel modo più efficiente possibile;
• abilitare, quando possibile, nuove modalità per la fruizione delle informazioni;
• adottare soluzioni e tecnologie allo “stato dell’arte” che creano un senso di innovazione capace di diffondersi in tutti gli ambiti dell’azienda.

Nessuna azienda può dirsi soddisfatta del proprio Document Management se non si verificano queste condizioni. Dialoghiamo insieme sul vostro stato di progresso nella gestione delle informazioni e co-progettiamo insieme il futuro! 

E’ uscito il numero cinque del Magazine SoftLife

Il modo più efficace e veloce di conoscere il valore delle tecnologie nel business