Digitalizzazione dei processi? Scegli un approccio cauto e riflessivo

L'automazione dei processi rimane uno degli «assi» lungo i quali è possibile indirizzare la trasformazione digitale.

La «trasformazione digitale» è una delle principali sfide che le aziende devono tuttora affrontare, nonostante l’accelerazione causata dall’emergenza sanitaria a partire da Marzo 2020 abbia impresso un forte impulso nel senso dell’adozione di strumenti digitali.

La spinta della crisi Covid-19 ha provocato un avanzamento del tasso di digitalizzazione soprattutto per ciò che riguarda le applicazioni di produttività personale e di collaborazione, vista l’impossibilità che si è protratta per alcuni mesi di recarsi nei luoghi fisici deputati al lavoro di squadra. Molti degli altri ambiti aziendali in cui la digitalizzazione può provocare valore immediato sono rimasti allo stato dell’epoca pre-Covid, mentre la riflessione sull’eventuale ulteriore crescita dell’adozione di strumenti informatici ha visto una crescita di intensità generalizzata in tutte le aree aziendali.

L’automazione dei processi aziendali rimane, in questa riflessione, uno degli «assi» lungo i quali è possibile indirizzare la trasformazione digitale ed è possibile suddividere questo grande capitolo di attività in almeno tre grandi sotto-sistemi:

  • Le attività che riguardano la produttività e la collaborazione, che come detto sono state per forza maggiore oggetto di un processo di digitalizzazione accelerato a partire da Marzo 2020;
  • Le attività aziendali che riguardano la gestione amministrativa e produttiva più strettamente intesa, quindi dall’approvvigionamento di beni e servizi diretti e indiretti alla gestione della forza lavoro e alle attività logistiche e di produzione, che sono oggetto di digitalizzazione ormai dagli anni ’80 e cioè dal primo manifestarsi di applicazioni di tipo ERP;
  • Le “altre” attività aziendali che sfuggono a questa ripartizione e che riguardano a vario titolo la comunicazione tra reparti o l’analisi di dati o la copertura di processi non necessariamente inclusi né nella categoria “produttività e collaborazione” né in quella che denominiamo “gestione amministrativa e produttiva”.

Quest’ultima categoria contiene a sua volta sia applicazioni dipartimentali obsolete, a volte realizzate con file excel condivisi via mail con conseguenti problemi di gestione dei permessi, di versioni, di accesso alla rete condivisa ed altri ancora, sia processi storicamente gestiti tramite posta elettronica o documentazione cartacea per i quali sorge l’esigenza di iniziare a strutturarne e monitorarne la gestione, sia parti di processo del tutto non supportate dai sistemi informativi attuali, come ad esempio la firma di documenti ufficiali dell’azienda che in diverse organizzazioni è ancora gestita tramite il libro delle firme.

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